home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best-of-Class Shareware / 24 Karat Shareware - Business.iso / disk2 / invit / install / help.tx_ / help.tx
Text File  |  1994-01-08  |  8KB  |  175 lines

  1.  
  2.                                        INVOICE - IT FOR WINDOWS                                                         published by
  3.  
  4.                                       Eastern Digital Resources
  5.                                               PO Box 1451
  6.                                       Clearwater, SC  29822-1451
  7.                                          EMAIL JOHNR238@AOL.COM
  8.             This edition of INVOICE - IT is distributed as shareware.
  9.            You may freely copy and distribute this program to others.
  10.  
  11.                                 Please register your copy.
  12.                   SHAREWARE REGISTRATION JUST $35.00
  13.  
  14. INVOICE - IT is designed for creating and printing invoices for those
  15. who need only the invoicing function, without all the other accounting
  16. functions of Inventory Control, Accounts Receivable, Sales Analysis,
  17. and General Ledger.  If you need these other functions however, INVOICE - IT
  18. integrates with our Total Business Solution Software to provide a fully
  19. automated accounting system.
  20.  
  21.  
  22. *****************************  N O T E  ***************************
  23.  
  24. If you are upgrading from a version 1.x edition of INVOICE-IT, you will
  25. need to run the convert utility from DOS before using the new version.
  26. Failure to do so will scramble your data files!
  27.  
  28. ****************************** N 0 T E ****************************
  29.  
  30.                    NOTES ON USING THE PROGRAM
  31.  
  32.  
  33. The first thing to do in setting up INVOICE-IT is to enter your
  34. company name and address information.  Choose SETTINGS - COMPANY
  35. SETUP.
  36.  
  37. LAST INVOICE NUMBER:  Enter the number -1 that you want
  38. INVOICE-IT to start with.
  39.  
  40. SALES TAX RATE:  Enter the sales tax rate to apply to
  41. invoices.  5 percent sales tax should be entered as point zero five
  42. (.05).  When using INVOICE-IT with the Total Business Solution, the
  43. sales tax rate entered in each customer record will override this
  44. default rate.
  45.  
  46. TAX SHIPPING CHARGES:  This field is used to indicate whether
  47. your state requires collecting sales tax on shipping charges.
  48. This is a Yes / No field.
  49.  
  50. FILE FORMAT:  INVOICE-IT version 2.0 now allows you to store
  51. system files in industry standard Dbase format.  You should use
  52. this format unless you have a particular reason to need
  53. to use ASCII comma delimited files.  Our Total Business Solution
  54. includes utilities to allow you to maintain the PRODUCTS,
  55. CUSTOMER, & INVOICE history files used by INVOICE-IT or you can
  56. use most popular data base and spreadsheet programs to create
  57. these files.
  58.  
  59. Included with INVOICE-IT 2.xx is a utility, DBCONVRT.EXE which
  60. will convert your customer, products and invoice history files
  61. from comma delimited to Dbase format.
  62.  
  63. DEFAULT INVOICE MESSAGE:  You may specify a default note to
  64. appear on the bottom of each invoice.  This can be overridden
  65. at any time with another message.
  66.  
  67. FORM SIZE/TYPE:  The program supports several plain paper
  68. options in addition to the pre-printed invoices formats.  You
  69. may choose from each of the listed formats and print a sample to
  70. decide which to use.  See the price list above for current prices
  71. on pre-printed forms.
  72.  
  73. The File - Save option creates a file, INVOICES in either Dbase
  74. or ASCII, comma delimited format depending on the format chosen
  75. in Company Settings.  Each new invoice is added to this file.
  76. You can import this file into DBASE, LOTUS, PARADOX, EXCEL, etc.
  77. for further analysis using the standard file import utilities in
  78. each of these programs.
  79.  
  80. The standard edition of INVOICE-IT does not have DDE links enabled
  81. to other packages to allow you to automatically retrieve customer
  82. names and product descriptions.  When used with the Total Business
  83. Solution, these functions will allow you to create multiple
  84. invoices much more quickly.
  85.  
  86. The discount and shipping fields accept either a fixed dollar
  87. amount or a percentage.  If you enter a percentage, enter 10% with
  88. the trailing percent sign and the program will calculate the
  89. percentage figure for you.  If you make further changes on the face
  90. of the invoice however, you will need to re-enter the percentage
  91. in order for the program to calculate it for you.
  92.  
  93. The program allows you to build a CUSTOMER and PRODUCTS file for
  94. easy fill in of invoices. You may maintain these files in Dbase
  95. format or ASCII, comma delimited.  If you decide to use ASCII
  96. comma delimited, you may use either quotations around each field,
  97. or just separate them with commas.  To edit the files and add your
  98. own information, retrieve each file into NOTEPAD or EDIT and make
  99. the changes.
  100.  
  101. The format of the CUSTOMER.TXT file is as follows
  102.  
  103. CUSTOMER #,CUSTOMER NAME, ADDRESS1, ADDRESS 2, CITY,
  104. STATE, ZIP CODE
  105.  
  106. Note that each record contains 7 fields.  If you don't have a
  107. piece of information you must still place commas in the field
  108. postion.  The following layout is also acceptable.
  109.  
  110. "CUSTOMER #","CUSTOMER NAME","ADDRESS 1", " ","CITY",
  111. "STATE","ZIP CODE"
  112.  
  113. The names may be entered in any order.  The program will sort
  114. them for you.  In order for individuals names to be sorted
  115. properly, you should enter them in the format, LASTNAME;
  116. FIRST NAME (NOTE: there is a semi-colon and a space after
  117. the last name).  The print invoice routine will then swap the
  118. name on the semi-colon when printing.
  119.  
  120. The PRODUCTS.TXT file contains 5 fields:
  121.  
  122. PART #, PRODUCT DESCRIPTION,COST,SELL,CATEGORY
  123.  
  124. Like the Customer file, each record must contain 5 fields, each
  125. separated by commas.  The category fields is not used by the
  126. shareware INVOICE-IT version.  The registered copy uses this field
  127. for the sales analysis feature.  If you don't have this information,
  128. you should enter zeroes or empty quotes in the field.  The category
  129. field is used to identify the "kind" of product sold, or to tie
  130. into the General ledger program.  The sample PRODUCTS.TXT file
  131. shows General Ledger account numbers.
  132.  
  133. WINDOW INVOICE HISTORY:  This feature allows you to retrieve
  134. sales invoices which were written previously.  You can then
  135. reprint them if you'd like.
  136.  
  137. EDIT CUT:  This function allows you to send an invoice out to
  138. the Windows clipboard or retrieve a description from another
  139. application.
  140.  
  141. FILE PRINT FORM:  This allows you to "screen print" a small
  142. invoice on plain paper.
  143.  
  144. REPORT SALES JOURNAL  This report allows you to print either
  145. all invoices or selected invoices according to your criteria.
  146. Version 2.xx defaults to a blank field for Beginning Invoice,
  147. Beginning customer number and Beginning Salesman, rather than
  148. one with all zeros as in version 1.xx
  149.  
  150. REPORT QUICK COST:  In order to use this feature, you will need
  151. to enter cost figures in your PRODUCTS file. The Quick Cost
  152. Analysis gives you a quick snapshot of the cost of the items on
  153. an invoice from the figures in the PRODUCTS file.  Items which
  154. are not found in the products file are ignored, so you should
  155. take care to double check your figures.
  156.  
  157. REPORTS OPEN INVOICES: This option is new for version 2.0.
  158. You can use this option to see invoices which are unpaid and
  159. get a total on all outstanding invoices.
  160.  
  161. If you have specified Dbase format for your file formats under
  162. Company Setup, you may click on an invoice to change its status
  163. from Open to Paid, then choose Post Invoices to have the
  164. program mark an invoice as paid.
  165.  
  166. If you have specified Ascii format for your file formats, you will
  167. need to use another program such as Notepad to change the status of
  168. an invoice, but you may still use this window to see unpaid
  169. invoices and the total amount outstanding.
  170.  
  171. For additional help on using the program, see the file MANUAL.WRI.
  172.  
  173. We appreciate your feedback.  Comments or questions may be directed 
  174. to JohnR238 on AOL, or internet at JOHNR238@AOL.COM.
  175.